Je administratie online: tijd besparen met Moneybird

Je administratie online: tijd besparen met Moneybird

Je administratie online bijhouden is niet meer weg te denken uit het leven van een zelfstandig ondernemer. Tenzij je het uitbesteedt aan een boekhouder natuurlijk, maar dat is vandaag de dag met een pakket als Moneybird echt niet meer nodig. Vooral als je Moneybird correct inricht, zal het je veel tijd besparen en zul je een efficiëntere boekhouding runnen. In dit blog deel ik vijf tips om tijd te besparen met Moneybird én een solide administratie te voeren.

1.Richt workflows goed in
Als je een digitale factuur maakt, doe je er verstandig aan om na te denken over je werkwijze. Denk bijvoorbeeld aan de verloopdatum van je factuur, teksten in de factuur en begeleidende mail, betaalwijzen, standaard bijlagen, enzovoort. Deze werkwijze kun je vastleggen in een workflow. Je kunt een workflow zien als een aantal vooraf ingestelde zaken die op je factuur automatisch verschijnen. Die hoef je dus niet meer handmatig aan te passen elke keer als je een nieuwe factuur of offerte maakt.

In Moneybird stel je de diverse gegevens van je werkwijze in de workflow in. Dit kan via Tandwiel > Instellingen > Workflows. Wat ik als zzp’er het meest gebruik in mijn standaard workflow is:

  • E-mailbericht bij de factuur of offerte. De tekst voor het e-mailbericht dat met de factuur of offerte wordt verstuurd kun je bewerken. Ik heb er alvast een bij mijn stijl passende tekst van gemaakt zodat ik niet apart een mail hoef te typen als ik een factuur verstuur.
  • Betalingstermijn. In mijn workflow geef ik aan na hoeveel dagen de factuur verloopt, bijvoorbeeld 14 of 31 dagen. Als ik een nieuwe factuur maak, staat de betalingstermijn automatisch ingesteld. Het scheelt tijd dat ik dat niet per factuur hoef te doen.
  • Standaardbijlagen. Ik voeg aan mijn facturen standaard een bijlage toe met mijn algemene voorwaarden. Deze worden dan met elke factuur of offerte geselecteerd met deze workflow verstuurd. Ook dit bespaart tijd, want soms vroegen klanten me ernaar en moest ik het alsnog via de email nasturen.

Workflow opslaan bij contact
Nog een handigheidje: als je veel werk doet voor dezelfde klanten is het handig om voor iedere klant een vaste factuur- en offerte workflow op te slaan. Dit kan via het tabblad Contacten. Als je een workflow bij het contact hebt opgeslagen en je maakt een nieuwe factuur of offerte voor de klant, wordt automatisch de gewenste workflow geselecteerd. Tijdens het maken van een factuur of offerte kun je de workflow ook nog kiezen.

2. Bedrijfsvorm correct instellen
Waar je misschien niet aan denkt bij het voeren van je administratie, is om categorieën, oftewel grootboekrekeningen toe te passen. Moneybird heeft deze ouderwetse term vervangen door het een categorie te noemen. Een categorie wordt gebruikt om alle inkomsten en uitgaven van hetzelfde soort te bundelen. Je krijgt hierdoor meer inzicht in je inkomsten en uitgaven. Moneybird helpt je alvast een handje door per rechtsvorm een set aan categorieën beschikbaar te maken. Mijn advies is om deze categorieën te activeren als zzp’er. Dit doe je door de rechtsvorm ‘eenmanszaak‘ te kiezen.

Je kunt op 2 manieren categorieën aanmaken via Instellingen > Categorieën. Je kunt losse categorieën aanmaken of je kunt ervoor kiezen om standaard sets te activeren voor de situaties waar jij als ondernemer mee te maken hebt. Hiervoor kies je eerst de juiste rechtsvorm en vervolgens de gewenste set. 

Wat is hier tijdsbesparend aan? Bij ieder bonnetje kun je bijvoorbeeld aangeven onder welke soort kosten dit valt. Deze kosten worden samengevoegd en geeft je inzicht hoeveel geld je per jaar uitgeeft aan bijvoorbeeld ‘verkoopkosten‘. Dat bespaart tijd omdat je deze gegevens nodig hebt voor je jaarlijkse aangifte: een bepaald percentage van deze kosten mag je aftrekken van je belastbare winst. Toch handig als je dat direct in een rapport kunt terugvinden niet?

3. Bankkoppeling instellen
In het betaalde pakket van Moneybird, is het mogelijk om je zakelijke bank transacties te importeren. Dit heet een bankkoppeling. Je kunt via Tandwiel > Instellingen > Bank een rekening toevoegen. Alle grote Nederlandse banken zijn hier beschikbaar.

Zodra je dit instelt, kun je onder het tabblad ‘bank‘ alle transacties van verschillende rekeningen inzien. Je kunt individuele transacties koppelen aan bonnetjes die je hebt geupload naar Moneybird. Ook kun je bijschrijvingen koppelen aan de juiste facturen. Op deze manier wordt het een gesloten systeem van bonnetjes en afschrijvingen en facturen en bijschrijvingen. Het wordt snel duidelijk hoe je ervoor staat als ondernemer en krijg je inzicht in je winstgevendheid.

4. Doe electronisch aangifte van de BTW
Wat enorm veel tijd bespaart tijdens het doen van je administratie online, is electronisch een aangifte doen van de BTW via Moneybird. Ieder kwartaal gebruikt Moneybird jouw administratie om de benodigde gegevens automatisch door te geven aan de Belastingdienst. Om electronisch aangifte te kunnen doen, moet Moneybird een verificatie uitvoeren van je e-mailadres, bankrekeningnummer, KvK en btw-nummer.

Houd wel goed in de gaten dat je je facturen, inkopen en bonnetjes goed hebt bijgehouden om te voorkomen dat je teveel BTW afdraagt.

5. Betaalmethode koppelen
De laatste tijdsbeparende tip die ik je kan geven bij het runnen van je administratie online, is het activeren van een online betaalmethode. Er is niets tijdrovender dan achter klanten aan bellen of mailen omdat je nog niet betaalt bent voor je werk. Wat daarbij helpt, is het je klanten zo makkelijk mogelijk maken. Wat is er nu fijner dan een factuur ontvangen waar een online betaal mogelijkheid op staat? Je klant hoeft geen IBAN nummers meer over te typen, geen betaalkenmerken te onthouden. Je klant hoeft alleen nog maar te klikken betaallink die op de factuur staat. Onderzoek wijst uit dat de termijn waarop een factuur betaalt wordt, naar beneden gaat als een klant online kan betalen. Belangrijk dus om deze optie te activeren!

Je kunt PayPal instellen als online betaalmethode op je Moneybird facturen. Wil je je klanten ook via iDeal laten betalen? Dat kan. Daarvoor maak je eerst een account aan bij de Payment Service Provider Mollie. Vervolgens activeer je Mollie binnen je Moneybird account.

Je gaat naar Instellingen > Koppelingen en activeer de koppeling met Mollie en/of PayPal. Hierbij geef je direct aan voor welke workflows je de betaalmethoden wilt activeren, dan verschijnt de link gelijk op je facturen die deze workflow volgen.

Als je deze tips hebt toegepast in je administratie online zul je zien dat je steeds minder tijd kwijt bent met het voorbereiden en sturen van facturen en het bijhouden van je boekhouding. Sta je op het punt te beginnen met een online boekhoudpakket als Moneybird? Ik laat je graag zien hoe je je Moneybird account correct inricht en vanaf het begin tijd bespaart met het doen van je administratie. Deze stappen zijn geheel online te volgen en in je eigen tijd te doorlopen.

Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.