Digitale factuur maken

Digitale factuur maken

Digitale factuur maken

Ja het is zover! Je gaat je eerste digitale factuur maken! Het moment waar je misschien wel al een tijdje naar uitkijkt want het betekent dat je een klant hebt! Maar wat nu? Waar en hoe begin je met het maken van een digitale factuur?

In dit artikel laat ik je zien welk facturatie- en administratie pakket eenvoudig en financieel aantrekkelijk te gebruiken is en je tóch een solide, op winst-maken gerichte, online administratie laat voeren. 

Uit automatisme open je Word en begint een traditioneel brief sjabloon te vullen, gewoontegetrouw begin je met het invullen van het adres van je klant rechtsboven aan. ‘Ik maak er dan straks wel een PDF van’. Zo begon ik zelf toen ik mijn eerste factuur wilde sturen.

Maar wacht, denk je als je bent aangekomen bij het opschrijven van je werkzaamheden. ‘Kan dit niet makkelijker? En sneller? Wat moet er eigenlijk op die factuur staan?‘ En: ‘kan ik mijn klant een betaallink meesturen?‘ Anders moet ik dat steeds handmatig checken of en wanneer er betaalt is. ‘Dat kost wel heel veel tijd. Hoe doen andere ondernemers dat?!’

In dit blog laat ik je een goed en efficiënt facturatie- en boekhoud pakket zien en help ik je stap voor stap op weg bij het maken van een digitale factuur in dat pakket. Ik leg in simpele bewoordingen uit wat er wettelijk gezien op je factuur moet staan. En natuurlijk laat ik je zien hoe je een eerste digitale factuur maakt. Maar we beginnen bij het begin want:

Hoe maak je een digitale factuur?

De slimste manier om een digitale factuur te maken is door het gebruik van een online facturatie – en boekhoudprogramma. Veel beginnende ondernemers voelen, zodra ze dit lezen, een weerstand in zich opkomen. ‘Ik heb geen zin en tijd om me daarin te verdiepen’ of ‘ik weet niet welk programma geschikt is noch waar ik moet beginnen’.

Mijn advies zou zijn een online facturatie- en boekhoudprogramma te kiezen. Waarom? Je slaat op deze manier meer vliegen in één klap want als ondernemer vraagt je klant om facturen of offertes, de belastingdienst om je kwartaal aangifte van de BTW en jaarlijks om een aangifte inkomsten belasting. Ook wil je aan je balans kunnen zien waar je geld aan uitgegeven hebt zakelijk gezien en of dat efficiënter kan. Daarnaast wil je over de jaren heen een overzicht hebben van de klanten met wie je hebt gewerkt.

Welk online facturatie- en boekhoud programma?

Er zijn genoeg online facturatie- en boekhoud pakketten die je zou kunnen gebruiken. Na al het onderzoek dat ik destijds zelf voor mijn eigen onderneming heb gedaan, is het programma van Moneybird het beste uit mijn bus gekomen. Het werkt intuïtief, heeft een app voor op je telefoon en je betaalt een maandbedrag naar gelang je facturen verstuurt. Het groeit dus met je onderneming mee. Het is mogelijk een gratis account aan te maken waarmee je maandelijks maximaal 3 gratis facturen kunt sturen. Als erkend Moneybird adviseur mag ik deze link met je delen om Moneybird maar liefst 120 dagen gratis te proberen. Kijk dat is een fijne start, nietwaar?

Je eerste digitale factuur maken in Moneybird

Zodra je een account hebt aangemaakt op de website van Moneybird, kun je je bankgegevens toevoegen. Dit zorgt ervoor dat je klant straks jouw rekeningnummer op zijn of haar factuur ziet staan en geld overmaakt naar de juiste rekening via iDeal. Daarna is één van de belangrijkste functionaliteiten van Moneybird ondergebracht onder het kopje ‘facturen’. Als je hier op klikt, zie je een overzicht van je bestaande facturen. Als je net begint, is dit overzicht dus leeg, maar daar gaat snel verandering in komen! In dit scherm klik je op ‘nieuwe factuur’ en er opent een nieuw scherm waar je verschillende blokken kunt vullen met de juiste informatie. Alle verplichte informatie vul je gemakkelijk van boven naar onder in. In het filmpje hieronder zie je een uitleg voor het maken van een account en het maken van je eerste factuur.

Wat moet er op de factuur staan?

Er is wettelijk vastgelegd welke informatie tenminste op een factuur moet staan:

-Jouw zakelijke vestigingsgegevens
– Jouw KvK nummer
– Jouw BTW nummer
– Je uurtarief
– Een heldere beschrijving van het geleverde product of dienst
– Het wettelijk geldende BTW tarief voor jouw product of dienst
– Een betalingstermijn
– Een verloopdatum van het aanbod

Moneybird helpt je stap voor stap met het invullen van deze informatie want het staat per blok op je factuur. Je hoeft het alleen maar in te vullen en Moneybird doet het rekenwerk en administratieve werk. Hoe fijn!?

Wil je meer lezen over de verplichte elementen op een factuur? Neem dan eens een kijkje op hierboven gelinkte pagina van de Belastingdienst. Hier wordt het nog een keer duidelijk uitgelegd.

Online factuur bekijken en betalen

Als je factuur naar tevredenheid af is, kun je deze versturen. Dat kun je handmatig doen of  automatisch per email. Je klant ontvangt deze email en kan de bijlage openen op de computer. Moneybird maakt het mogelijk voor je klant om de door jou gestuurde factuur in de browser te openen. Met het maken van digitale facturen in Moneybird, maak je het jezelf makkelijk als ondernemer. Het bedrag op je factuur wordt direct meegenomen in je balans die door Moneybird automatisch wordt bijgehouden op basis van je activiteit als ondernemer. Met een digitale factuur maak je het je klant makkelijk en overzichtelijk om met jou te werken. Belangrijke redenen om een digitale administratie te voeren!

Het aanmaken van een account in een online facturatie-en boekhoudpakket en het maken van je eerste online factuur in dat pakket is de eerste stap op het administratieve pad van een ondernemer. Je administratie online voeren bespaart tijd en maakt ondernemen leuk! Als je het goed doet, sla je meerdere vliegen in één klap door een goed boekhoud pakket zoals Moneybird te kiezen dat makkelijk in gebruik is. Voor mijzelf is dat altijd Moneybird geweest. Ik ben inmiddels een erkend Moneybird expert en help met veel plezier andere ondernemers wegwijs worden in dit pakket.

Zou je er zelf ook mee aan de slag willen? Met de video’s en tips uit dit blog kom je hopelijk een heel eind! Kun je wel wat hulp gebruiken? Boek dan eens een online sessie van een uur met mij, Treesje, via Skype of FaceTime direct via mijn kalender. Dit kost je eenmalig 50,- en ik neem je stap voor stap mee in het opzetten van jouw Moneybird administratie en samen maken we je eerste digitale factuur!

Geen reactie's

Geef een reactie